Uma das coisas mais difíceis quando a gente está na fase de planejamento de um projeto, é antecipar erros que podem custar caro mais tarde.
Quem nunca finalizou um planejamento para, só depois, na fase da execução, ou mesmo no final, perceber que um monte de coisas ficou de fora? Ou que outro monte de coisas não saiu exatamente como esperado? E, pior, ficar com aquela sensação de que era possível antecipar essas falhas?
É claro que aqui há o que chamamos de viés retrospectivo (hindsight bias), que ocorre quando a gente acha que era possível prever um determinado evento. Mas só vemos isso depois que ele acontece, infelizmente. É o famoso engenheiro de obra pronta, que só diz que algo é óbvio no final. Uma observação inútil, obviamente.
Autópsia prévia
Para minimizar isso Gary Klein, um psicólogo americano especialista em Tomada de Decisão propôs, então, um exercício chamado premortem, que costumo traduzir como autópsia prévia.
Do que foi que o seu projeto morreu?
Na área médica/legal, a autópsia busca apontar a causa mortis. No ambiente corporativo, autópsias são conduzidas nos projetos para identificar erros e acertos e transformar, assim, a experiência em aprendizado.
Como fazer?
Imagine que você e seu time acabaram de finalizar um projeto e ele está pronto para ser implementado. Então você convida as pessoas para fazerem uma viagem ao futuro (hipotética, claro), exatamente até a data de encerramento do projeto. Neste futuro imaginário, você explica que o planejamento falhou espetacularmente. O projeto foi um retumbante fracasso.
É aqui que começa o exercício: cada participante deve escrever, individualmente, a história deste fracasso. Olhar para trás e pôr no papel todos os motivos pelos quais, segundo eles, as coisas não saíram como esperado.
Juntando todos os relatos, é possível compilar uma série de pontos de atenção para revisar o projeto e corrigir, assim, o que pode vir a causar o colapso.
Por que funciona?
Neste ponto, muita gente me pergunta qual a diferença entre autópsia prévia e, simplesmente, perguntar às pessoas o que elas acham que pode dar errado. Pois aqui vão três razões:
- As pessoas ficam receosas de falarem o que pensam durante o planejamento. Na autópsia prévia, as opiniões são mais livres, descompromissadas.
- Normalmente somos otimistas demais durante o planejamento e minimizamos ou ignoramos alguns possíveis problemas. A famosa falácia do planejamento.
- Todo planejamento parte da premissa que vai dar certo. Já na autópsia prévia, o ponto de partida é a constatação de que deu errado. E explicar o que deu errado é mais fácil do que tentar vislumbrar o que pode dar errado.
Um estudo feito por Deborah J. Mitchell, Jay Russo e Nancy Pennington, em 1989, mostrou que a técnica pode aumentar em até 30% as chances de prever eventos futuros.
Nada mal para um exercício que usa apenas papel e caneta e leva uma hora para fazer, hein?
É como Daniel Pink disse, em um post recente no Instagram: É melhor cometer erros no seu futuro imaginário, do que no seu presente real.
[Não deixe de conferir este texto do próprio Gary Klein, publicado na Harvard Business Review, pois ele apresente mais alguns cases de aplicação da autópsia prévia.]
